Elektronische Postkörbe beim Versicherer
Die digitalen Postkörbe der Vermittler wären zudem als Empfangsvorrichtungen anzusehen, die sich im fremden Machtbereich des Versicherers befinden. Deshalb kann es nicht ausreichen, dass der Vermittler die Vorrichtung möglicherweise durch einfache Nutzung als Empfangsvorrichtung „widmet“. Zweifel bestehen schon darin, ob in der bloßen Nutzung überhaupt eine Widmung gesehen werden darf; dürfte sie doch dadurch veranlasst sein, die Post anderenfalls nicht digital mit dem Maklerverwaltungsprogramm verarbeiten zu können. Zudem müsste die Erklärung jedenfalls dem Zugriff des Versicherers entzogen sein, um in den Machtbereich des Vermittlers zu gelangen. Dies zeigt, dass ein Regelwerk erforderlich ist, das klar festlegt, unter welchen Voraussetzungen elektronische Postkörbe im Extranet oder einem Webservice eines Versicherers als Empfangsvorrichtung des Maklers gelten.
Der Kodex legt fest, dass ein im Extranet eines Betreibers eingerichtetes elektronisches Postfach nur dann eine Empfangsvorrichtung für einen mit dem Betreiber nicht identischen Adressaten darstellt, wenn das elektronische Postfach definierte technische Voraussetzungen erfüllt und der Adressat dem Betreiber gegenüber durch eine Erklärung in Textform zu erkennen gegeben hat, dass er die Speicherung der Erklärung rechtsverbindlich als Zugang gegen sich gelten lassen will.
Aufbau und Struktur
Der Kodex definiert zunächst verwendete Begriffe wie beispielsweise Betreiber, Kommunikationsvorrichtung, Mittelsperson und Nutzer. Anschließend wird der Anwendungsbereich für den Kodex festgelegt und es werden allgemeine Grundsätze formuliert. Dazu gehören etwa die Fragen der Zurechnung sowie des Zugangs von digitalen Erklärungen und der Bedeutung, die insoweit den Empfangs- und Kommunikationsvorrichtungen zu kommt.
Der Kodex klärt zum Beispiel die spannende Frage, wann nach der Verkehrsanschauung mit dem Zugang einer digitalen Erklärung zu rechnen ist. Erreicht wird dies durch eine Branchenlösung, die bundesweit gilt und nur noch durch unterschiedliche Feiertagsregelungen beeinflusste Abweichungen kennt. So legt der Kodex fest, dass bis um 12.00 Uhr mittags eines Tages in einer Empfangs- oder Kommunikationsvorrichtung gespeicherte Erklärungen dem Adressaten an diesem Tag zugehen, während spätere Speicherungen erst am folgenden Werktag zugehen.
Dabei stellt der Kodex es jedem Adressaten allerdings frei, andere Zugangszeiten gegen sich gelten zu lassen. Bis hin zu 24/7/365 ist damit alles möglich. Denn der Kodex soll die Servicebereitschaft der Marktteilnehmer keinesfalls beschränken. Er setzt lediglich Mindeststandards.
Digitalformate
Unter Übernahme der von der DSGVO vorgeschriebenen Kriterien wird zudem das Format für digitale Erklärungen festgelegt. Damit übernimmt die Branche für die gesamte digitale Kommunikation das ohnehin von den Marktteilnehmern unter Geltung der DSGVO abzubildende Format. So vermeidet der Kodex, dass die Marktteilnehmer vor weitergehende Herausforderungen gestellt werden, als sie ohnehin zu meistern haben.
Allgemeine Sorgfaltspflichten
Im Abschnitt zur Festlegung allgemeiner Sorgfaltspflichten werden nicht nur die Pflichten des Absenders, sondern auch die des Empfängers von Willenserklärungen gleichermaßen geregelt. Dies schließt Pflichten ein, die sich auf die vergessene Leerung des digitalen Postkorbs, das Abhandenkommen von Erklärungen oder den Eingang unvollständiger oder nicht nachvollziehbarer Erklärungen beziehen. Auf der anderen Seite bestimmt der Kodex auch, dass der Absender, der eine Erklärung in seinem Extranet für den Empfänger speichert, ihn mit gesonderter Nachricht an dessen E-Mail-Adresse darauf hinweisen muss, wenn eine gespeicherte Erklärung nach fünf Werktagen nicht abgeholt worden ist. Auch „sonstige Pflichten“ sind in den allgemeinen Bestimmungen geregelt. Sie betreffen die Abweisung von Erklärungen, die wegen einer bestehenden Größenbeschränkung oder wegen Verstoßes gegen Sicherheitsrichtlinien nicht akzeptiert werden können. Ebenso betreffen sie den Einsatz von Kommunikationsintermediären, die Vermittlerpost spedieren.
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Jürgen Evers 
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