Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer bei einer Gehaltszahlung eine Lohnabrechnung in Textform geben. Das ist gesetzlich geregelt. Dies kann er auch digital erledigen, in dem er die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt. So hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) kürzlich entschieden.
In dem Fall hatte ein Einzelhandelsbetrieb über eine Konzernbetriebsvereinbarung ein digitales Mitarbeiterpostfach eingerichtet. Dort wurden alle Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, bereitgestellt. Die Beschäftigten konnten die Dokumente über einen passwortgeschützten Online-Zugriff abrufen. Ab einem gewissen Zeitpunkt wurden die Entgeltabrechnungen dann nur noch elektronisch zur Verfügung gestellt. Dem widersprach die Klägerin und verlangte, ihr weiterhin Abrechnungen in Papierform zu übersenden.
Das Landesarbeitsgericht (LAG) hat ihrer Klage zunächst stattgegeben. Dabei wollte es der Arbeitgeber nicht belassen und legte Revision beim BAG ein – mit Erfolg. Das Verfahren wurde nun zur weiteren Klärung verschiedener Sachverhalte an das LAG zurückverwiesen.
Erteilt der Arbeitgeber Entgeltabrechnungen, indem er diese in ein digitales Mitarbeiterpostfach einstellt, wahrt er damit grundsätzlich die von § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform, urteilte das Gericht. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts ist eine Holschuld, die der Arbeitgeber erfüllen kann, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Es genügt zudem, dass er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt, falls Beschäftigte privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen. (bh)
BAG, Urteil vom 28.01.2025 – Az: 9 AZR 48/24
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