Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde die Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 01.01.2025 beschlossen. Diese gilt in der Geschäftsbeziehung zweier Betriebe. Mit der neuen Regelung soll der Umsatzsteuerbetrug bekämpft und die sogenannte Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Mrd. Euro in Deutschland geschlossen werden.
Betroffen sind grundsätzlich alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Das bedeutet, dass alle Betriebe in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ebenfalls zur Pflicht, allerdings gibt es hierzu Übergangsregelungen.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Vorausgeschickt sei, dass eine Rechnung im PDF-Format nach dem neuen Gesetz keine E-Rechnung ist. Eine elektronische Rechnung ist eine standardisierte, maschinenlesbare Rechnung, die automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Die Rechnungen bestehen folglich aus strukturierten Datensätzen, entsprechende Formate gibt es bereits (zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD). Für die Umsetzung der E-Rechnung sind folglich andere Softwarelösungen notwendig.
Umsetzung in Phasen – je nach Umsatzgröße
Bis zum 31.12.2026 dürfen noch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate wie zum Beispiel PDF-Formate dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Ab 01.07.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31.12.2027 sonstige Rechnungen ausstellen dürfen.
Ab 01.01.2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Die E-Rechnungspflicht soll jedoch nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten.
Zu einem späteren, noch nicht definierten Zeitpunkt muss für jede Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden. Diese Meldung soll den EU-Vorgaben (VAT in the Digital Age, kurz ViDA) für grenzüberschreitende Transaktionen erfolgen.
Fördermöglichkeiten für die Umsetzung
Neben Steuerberatern informieren unter anderem auch die Industrie- und Handelskammern über die E-Rechnung. Einen Leitfaden hat etwa die IHK Darmstadt Rhein Main Neckar herausgegebenen. Dort finden sich weitere Erklärungen, eine Checkliste zur Einführung sowie Informationen zu Fördermöglichkeiten.
Wer Fördermöglichkeiten des Bundes oder des Landes in Anspruch nehmen will, sollte dies rechtzeitig vor der Umsetzung des Projekts tun. Steuerlich bietet sich zudem die Möglichkeit zur sofortigen Abschreibung von Computerhardware und Softwareprogrammen. (bh)
Bild: © momius – stock.adobe.com
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