Papierlose Kommunikation zwischen Makler und Versicherer

Ein Artikel von Jonas Scharner, Werkstudent Presse und Kommunikation beim BiPRO e.V. Brancheninstitut für Prozessoptimierung

Schon lange geht der Trend in allen Lebensbereichen zur digitalen und papierlosen Kommunikation. Auch in der Assekuranz geht die Digitalisierung von Tag zu Tag voran. Ein gutes Beispiel dafür ist die digitale Maklerpost.

Versand und Postkorb

Die digitale Maklerpost ist im Grunde nichts anderes als der Empfang und Versand von Daten anstelle eines Versands mit der konventionellen Post. Es sind die gleichen Informationen und Daten – nur papierlos und online. Zum einen spart dies die Porto- und Versandkosten, zum anderen können angeforderte Dateien schon in Sekundenbruchteilen abgerufen werden. Das macht es vor allem für die Makler einfacher, wenn Kunden zeitnah Informationen zu ihrem Vertrag benötigen. Die Authentifizierung erfolgt über „easy Login“ oder ist durch den Versicherer individuell geregelt. Für die Sicherheit der Daten ist eine Zwei-FaktorAuthentifizierung vonnöten. Nach der Authentifizierung werden dem Maklerverwaltungsprogramm alle bereitbestehenden Dokumente und Daten zur Verfügung gestellt. Der Datenschutz wird durch die BiPRO-Normen gewährleistet.

Die BiPRO-Norm 430.4

Die Norm beschreibt die fachlichen Grundlagen für die automatisierte Übermittlung von vertragsbezogenen Geschäftsvorfällen mit Daten und Dokumenten zwischen einem Provider – dies kann ein Versicherer, ein produktgebendes Unternehmen oder ein beauftragter Dienstleister sein – und einem Consumer – in der Regel ist das der Vermittler. Ziel der Norm ist die Realisierung einer synchronisierten elektronischen Datenhaltung zwischen dem Provider und dem Consumer.

Die Datenübermittlung erfolgt in der Regel vom Provider hin zum Consumer. Wenn der Bestand nicht beim Produktanbieter, sondern zum Beispiel beim Assekuradeur, Hersteller des Maklerverwaltungsprogramms oder Dienstleister verwaltet wird, kann auch der Produktanbieter ein Consumer sein. Ein Bestand enthält die Daten („Vertragsdaten“) zu einem oder mehreren Verträgen und Anträgen. Dabei dürfen nur die für den Consumer gesetzlich zulässigen Daten übermittelt werden.

Die Norm unterstützt mehrere Anwendungsfälle zur Übermittlung von Stichtagsbeständen mit Vertragsdaten, von Änderungsbeständen mit Vertragsdaten, von Geschäftsvorfällen mit Vertragsdaten, von Dokumenten und Buchungsvorgängen. Mit der Norm können auch Geschäftsvorfälle zu Anträgen, die sich nach der Antragseinreichung ergeben haben, mit Antragsdaten und Dokumenten übermittelt werden.

Use Cases

Auch die in der Norm 430.4 verankerten Use Cases (UC) haben einen enormen Anteil am Bestehen der digitalen Maklerpost. Gerade UC-6 für die Maklerpost diente als Grundlage für die später entstandene Digitalisierungsoffensive Bestandsdatenübermittlung (DIOPLUS BDÜ). Bei diesem Use Case werden nur die Geschäftsvorfälle mit den notwendigen Ordnungsbegriffen wie Vertrags-, Antrags-, Partnernummer, aber ohne vollständige Vertragsdaten übermittelt. Geschäftsvorfälle, die zu Verträgen oder Anträgen durchgeführt werden und zu denen meist auch elektronische Dokumente wie die Police, ein Nachtrag oder eine Rechnung als PDF entstehen, müssen nach ihrem Abschluss zur Übermittlung bereitgestellt werden. Dies gilt auch für Geschäftsvorfälle, die erst in der Zukunft wirksam werden.

Bestandsdatenübermittlung

Die Resonanz unter den Mitgliedern in Bezug auf die Maklerpost war so gut, dass man beim BiPRO e. V. die Digitalisierungsoffensive weiter vorantreiben wollte. Das Ziel war es, auch Netto-Bestandsdaten an den Consumer zu übermitteln. Dies war die Geburtsstunde der DIOPLUS BDÜ. Mit den Arbeitsergebnissen werden die Voraussetzungen und lang gewünschten Möglichkeiten nach vollständigen und tagesaktuellen Bestandsdaten für Versicherungsvermittler geschaffen. Aktualität, Qualität und Vollständigkeit bringen einem Versicherungsvermittler bei seiner täglichen Arbeit sowie bei der Betreuung seiner Kunden einen immensen Mehrwert.

Benefits der Maklerpost

Mit dem Versenden von Post sind oft hohe Kosten und Umweltbelastungen durch den Druck und Transport unumgänglich. Da Makler und Versicherer täglich Unmengen an Dokumenten durch die Republik schicken müssen, bedeutet dies auch gleichzeitig viele unerwünschte Nebeneffekte. Neben einem enorm hohen „ökologischen“ Fußabdruck, der nicht gerade die beste PR für ein Unternehmen ist, werden auch Kosten für Versand und Abfertigung gespart. Der wichtigste aller Faktoren ist dennoch die Zeit. Das Verschicken von wichtigen Dokumenten und Dateien via digitaler Maklerpost wird für den Consumer – meist der Makler – , aber auch den Provider – meist Versicherer – dahingehend optimiert, dass der Zeitaufwand so gering wie möglich ist. Durch die Umsetzung der Maklerpost mithilfe der BiPRO-Normen können Dokumente und Dateien in Sekundenbruchteilen zur Verfügung gestellt und abgerufen werden.

Prozessunterstützung

Ankommende Dokumente mit den dazugehörigen Metadaten werden durch die BiPRO-Clients automatisch verarbeitet und können so dem Kunden zugeordnet werden. Dies kann ebenfalls dazu dienen, Kunden- bzw. Vertragsdaten im zugehörigen Verwaltungsprogramm automatisch auf den neuesten Stand zu bringen. Durch die Maklerpost kann den Anforderungen des Endkunden gerecht werden, eine unkomplizierte Aussage in Echtzeit zu bekommen. Außerdem wird durch die fortlaufende Digitalisierung enorm Zeit gespart, die an anderer Stelle wieder effizient genutzt werden kann.

Fazit

Seit dem Beginn der Digitalisierungsoffensive Maklerpost im Jahr 2015 setzt der BiPRO e. V. zusammen mit den Mitgliedsunternehmen auf die Verbreitung der digitalen Maklerpost innerhalb der Assekuranz. Dadurch wurde die digitale Kommunikation zwischen Versicherer und Makler schon deutlich vorangetrieben und man ist im regen Austausch, um stetig Optimierungen wie beispielsweise die Bestandsdatenübermittlung vorzunehmen.

Diesen Artikel lesen Sie auch in AssCompact 04/2022, S. 98 f., und in unserem ePaper.