Aufbewahrungspflichten
Nun stellt sich jedoch die Frage, wie nach Wegfall der Kontrollpflicht mit den gespeicherten Listen und Nachweisen umzugehen ist. Das Infektionsschutzgesetz sah in konkreten Fällen eine maximale Speicherfrist von sechs Monaten vor. Ob diese auf alle im Zusammenhang mit der Kontrollpflicht erfassten Daten übertragbar ist, ist so pauschal nicht geklärt.
Die Aufsichtsbehörden haben sich jedoch bereits vereinzelt dazu gemeldet und unter anderem die Auffassung vertreten, dass diese Dokumentation sowie Kopien von G-Nachweisen unverzüglich, spätestens jedoch nach sechs Monaten nach deren Erhebung zu löschen seien. Eine längere Aufbewahrung ist weder nötig noch rechtlich zulässig. Möchten und wollen Arbeitgeber aus bestimmten Gründen Nachweise darüber hinaus dokumentieren, müssen sie dies datenschutzrechtlich argumentieren und eine Rechtsgrundlage nennen können. Es versteht sich von selbst, dass, wenn Beschäftigte ihre Einwilligung widerrufen, die hinterlegten Informationen unverzüglich zu löschen sind.
Datenschutzkonform vernichten und löschen
Doch wie ist die Löschung vorzunehmen und zu dokumentieren? Für personenbezogene Daten gibt die Norm DIN 66398 Empfehlungen für Inhalt, Aufbau und Verantwortlichkeiten für ein Löschkonzept. Zu den G-Nachweisen haben sich aber schon die Aufsichtsbehörden zu Wort gemeldet und darauf hingewiesen, dass Papierdokumente (angefertigte Kopien, Ausdrucke etc.) datenschutzkonform zu vernichten seien. Die Empfehlung lautet, dass Aktenvernichter mindestens der Sicherheitsstufe P4 verwendet werden müssen.
Checkliste: Wann sind personenbezogene Daten zu löschen?
- Nach Wegfall der Rechtsgrundlage
- Nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen
- Nach Wegfall der Erforderlichkeit der Daten für die Zweckerreichung
- Bei unrechtmäßiger Speicherung und Verarbeitung
- Bei Widerruf einer Einwilligung
- Nach einem berechtigten Widerspruch gegen eine weitere Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses
- Nach einem Widerspruch gegen die Nutzung der Daten für Zwecke der Werbung
Diesen Artikel lesen Sie auch in AssCompact 05/2022, S. 126 f., und in unserem ePaper.
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Carola Sieling 
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