Ein Artikel von Dominik Berka, Rechtsanwalt und Steuerberater bei GSK STOCKMANN
Nach den derzeit geltenden umsatzsteuerlichen Regelungen muss ein Unternehmer für die von ihm an einen anderen Unternehmer erbrachten Leistungen eine Papierrechnung ausstellen und kann, mit Zustimmung des Empfängers, die Ausstellung einer Papierrechnung durch eine elektronische Rechnung (E-Rechnungen) ersetzen. Als elektronische Rechnung gilt dabei eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (z. B. ein PDF-Dokument oder eine E-Mail mit den Rechnungspflichtangaben). Durch das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) wird zum 01.01.2025 nunmehr eine Pflicht zur Erteilung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) für nationale Umsätze zwischen Unternehmern (B2B-Umsätze) in Deutschland eingeführt. Ausgenommen von der Verpflichtung sind hierbei lediglich Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Für Leistungen, die dem Versicherungssteuergesetz unterfallen und damit gem. § 4 Nr. 10 lit. a UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, sollte demnach keine Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung bestehen. Eine Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung besteht aber z. B. für Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), oder für Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG). Sie gelten zudem auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. als Vermieter einer Wohnung) ausführt.
E-Rechnung wird neu definiert
Hintergrund für die Einführung der E-Rechnung ist die Absicht, zukünftig eine transaktionsbezogene Meldepflicht von Umsätzen im B2B-Bereich an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung (Meldesystem) einzuführen. Die E-Rechnung soll hierfür in einem ersten Schritt den Weg bereiten und die Unternehmer dahingehend entlasten, dass diese nicht zugleich auch schon zusätzliche Meldepflichten erfüllen müssen.
Der ab 01.01.2025 zu erteilenden E-Rechnung liegt nicht das gleiche Begriffsverständnis zugrunde wie bisher. Die derzeit noch übliche Rechnung in Papierform und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z. B. in Form einer PDF-Datei) werden zukünftig als „sonstige Rechnung“ bezeichnet und der Begriff der E-Rechnung wird neu definiert: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung muss dabei entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014 entsprechen (CEN-Format EN 16931) oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Aus Sicht der Finanzverwaltung soll sowohl eine nach dem XStandard als auch eine im ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 ausgestellte Rechnung – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – diese Anforderungen erfüllen. Andere Formate sind indes bei Erfüllung der Anforderungen auch möglich.
Wie die E-Rechnung übermittelt wird, ist der Vertragsautonomie der Beteiligten überlassen. Von der Finanzverwaltung werden exemplarisch die folgenden Möglichkeiten genannt: Versand per E-Mail, Bereitstellung mittels einer elektronischen Schnittstelle, Bereitstellung an einem zentralen Speicherort oder per Download über ein Internetportal.
Inländische Unternehmer werden in jedem Fall ab dem 01.01.2025 eine Möglichkeit eröffnen müssen, ihnen eine E-Rechnung zu übermitteln. Ein E-Mailpostfach sollte insoweit aber ausreichend sein. Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme der E-Rechnung oder schafft er keine technischen Voraussetzungen, um diese entgegenzunehmen, hat er kein Anrecht auf die Ausstellung einer sonstigen Rechnung. Vor dem Hintergrund, dass mangels Vorliegens einer Rechnung per se ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist, können sich aus einer solchen Verweigerung nicht unerhebliche steuerliche und wirtschaftliche Nachteile ergeben. Soweit der leistende Unternehmer zukünftig trotz der bestehenden Pflicht, eine E-Rechnung zu erteilen, lediglich eine sonstige Rechnung erteilt, liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor, sodass auch in diesem Fall ein Vorsteuerabzug beim (vermeintlichen) Rechnungsempfänger ausge- schlossen ist.
Die Einführung der Pflicht erfolgt schrittweise
Die Einführung der E-Rechnung soll nicht auf einen Schlag ab dem 01.01.2025 erfolgen. Vielmehr ist eine etappenweise Umsetzung vorgesehen. Eine definitive Pflicht, für nationale B2B-Umsätze eine E-Rechnung auszustellen, besteht erst ab dem Jahr 2028. Zuvor ist wie folgt zu unterscheiden: Für im Jahr 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze kann weiterhin eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Rechnungsempfängers, eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze kann weiterhin eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Rechnungsempfängers, eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn der Umsatz des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Für in den Jahren 2025 bis 2027 ausgeführte Umsätze kann, mit Zustimmung des Rechnungsempfängers, zudem auch eine Rechnung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) erteilt werden.
Fazit
Zusammenfassend besteht bis auf Weiteres noch keine unmittelbare Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung. Wenn sich jedoch der Rechnungsaussteller ab dem 01.01.2025 für die Verwendung einer elektronischen Rechnung entscheidet, besteht für den Rechnungsempfänger die Pflicht, diese entgegenzunehmen. In der Folge muss der Rechnungsempfänger eine Möglichkeit vorhalten, eine E-Rechnung zu empfangen. Weiterhin wird er auch eine entsprechende Anwendung vorhalten müssen, um die Auswertung der E-Rechnung für seine Buchhaltung zu ermöglichen. Inländische Unternehmer sollten sich vor diesem Hintergrund zeitnah darum bemühen, die Voraussetzungen für den Empfang und die Auswertung von E-Rechnungen zu schaffen.
Diesen Beitrag lesen Sie auch in AssCompact 12/2024 und in unserem ePaper.
Bild: © Andrey Popov – stock.adobe.com
Dominik Berka 
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