Die bAV-Verwaltung für Makler digital gestalten

Ein Artikel von Per Protoschill, Geschäftsführer der Stuttgarter Vorsorge-Management GmbH, und Frank Wörner, Prokurist und Experte für Rechts- und Steuerfragen bAV bei der Stuttgarter Vorsorge-Management GmbH

Man musste sich zumindest verwundert, eher erschrocken die Augen reiben, als man vor der Verabschiedung der Novellierung des Nachweisgesetzes mit den Inhalten und den Auswirkungen auf die bAV befasst hat. Aufgrund der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union („Arbeitsbedingungsrichtlinie“) wurde das sogenannte Nachweisgesetz (NachweisG) novelliert. Dieses Gesetz regelte u. a., dass Arbeitsvertrag und wesentliche Arbeitsbedingungen – dazu gehört auch die betriebliche Altersversorgung (bAV) – schriftlich niederzulegen sind. Gleiches galt für Änderungen von wesentlichen Arbeitsbedingungen. Die elektronische Form war in § 2 Abs. 1 S. 3 NachweisG (alte Fassung) sogar explizit ausgeschlossen.

Die Gestaltungsmöglichkeiten durch die EU-Richtlinie, hier Erleichterungen zu verschaffen, hatte der deutsche Gesetzgeber leider zunächst nicht aufgegriffen. Denn die Richtlinie hat neben der Schriftform ausdrücklich auch eine elektronische Übermittlung als Option erwähnt. Und damit nicht genug: Formale Verstöße waren mit Inkrafttreten des Gesetzes „pro Fall“ mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro bewehrt.

Klarstellung des BMAS zum Nachweisgesetz und Entgeltumwandlung

Bereits vor Inkrafttreten des Gesetzes stellte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) seine Sichtweise dazu klar – nämlich dass der Arbeitgeber zwar nach dem Verständnis der EU-Arbeitsbedingungen-Richtlinie verpflichtet sei, über das Arbeitsentgelt zu informieren, nicht aber über dessen Verwendung – also beispielsweise eine Entgeltumwandlung. So vertrat das BMAS die Auffassung, dass eine Anwendung des Nachweisgesetzes auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar sei. Allerdings: Eine rechtssichere Umsetzung war dadurch freilich nicht gewährleistet, sollte es zum arbeitsgerichtlichen Schwur kommen. Denn der Gesetzgeber griff diesen Punkt nicht auf.

Hoffnungsschimmer durch das Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV)

Einen ersten Hoffnungsschimmer für die „Rolle rückwärts“ zurück zu digitalen Prozessen in der bAV gab es dann im Eckpunktepapier des Bundesministeriums der Justiz (BMJ) zum sog. IV. Bürokratieentlastungsgesetz im August 2023. Hier fand sich das erklärte Ziel einer Regelung im Nachweisgesetz, wonach die Verpflichtung des Arbeitgebers, einen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen zu erteilen, entfallen könne, wenn und soweit ein Arbeitsvertrag einschließlich etwaiger Änderungsverträge in einer die Schriftform ersetzenden elektronischen Form geschlossen wurde. Ob das eine deutliche Verbesserung bedeutet hätte, wurde zu Recht in Zweifel gezogen. Eine die Schriftform ersetzende elektronische Form erfordert für den Arbeitgeber nämlich neben der Auswahl eines Zertifizierungsdienstes die Anschaffung von Hard- und Software.

Aufgrund der zu Recht geäußerten Kritik unternahm der Bundesjustizminister einen weiteren Vorstoß, um die Textform im Nachweisgesetz im Zuge des parlamentarischen Verfahrens zum Bürokratieentlastungsgesetz IV umzusetzen.

Unter dieser Voraussetzung bedeutet das: Als Nachweis genügt die Textform (z. B. durch eine E-Mail), wenn

das Dokument für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist
das Dokument gespeichert und ausgedruckt werden kann
der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält.

Ausnahmen soll es für Branchen der Wirtschaftsbereiche nach § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, wozu u. a. die Logistikbranche oder auch das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehören, geben sowie immer dann, wenn Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis verlangen. Die entsprechende Formulierung wurde am 26.04.2024 im ersten Durchgang durch den Bundesrat beschlossen.

Jetzt grünes Licht und frisch ans Werk

Damit stehen die Zeichen nun wieder auf Grün, wenn es um die Digitalisierung der bAV-Verwaltungsprozesse geht. Und das ist gut so. Denn die Digitalisierung der betrieblichen Altersversorgung beschleunigt Prozesse und erleichtert den Arbeitsalltag von Versicherern, Arbeitgebern und Vermittlern.

Die Stuttgarter bietet mit dem Betriebsrenten-Manager schon seit 2018 eine digitale bAV-Verwaltungsplattform, die es dem Arbeitgeber und Vermittler ermöglicht, bAV-Verträge digital einzusehen, zu überblicken und zu verwalten. Als Erweiterung gibt es den digitalen Dokumentenversand an den Versicherungsnehmer. Auch für Makler, die ein eigenes bAV-Verwaltungsportal betreiben, kann der digitale Dokumentenversand eingerichtet werden.

AssCompact Forum betriebliche Versorgung 2024

Dieser Beitrag erscheint im Rahmen des AssCompact Wissen Forums betriebliche Versorgung, das am 27.06.2024 in Köln stattfindet. Die Stuttgarter ist dort mit einem Ausstellungsstand vertreten. Weitere Informationen zum Programm finden Sie unter asscompact.de/forum-betriebliche-versorgung. Zur kostenlosen Anmeldung über die Stuttgarter geht es hier: asscompact.de/bv/stuttgarter