Ein Artikel von Jörg Röckinghausen, Vorstand der DEFINET AG
Wie viel Zeit verbringen Mitarbeitende einer Maklerfirma im täglichen Geschäft mit administrativen oder organisatorischen Tätigkeiten? Ein paar Stunden zwischendurch? Oder übermüdet am Abend? Oder gar am Wochenende? Stunden, die definitiv keine Einnahmen erzeugen. Vor allem dann nicht, wenn sie nicht die eigene Kernkompetenz berühren, das direkte Beratungsgeschäft. Lästig sind alle Belange um IT-Fragen, Fortbildung, regulatorische Anforderungen oder Vertragsverwaltung. Um nur einige zu nennen. Bilanzielle Rechnungsstellen, die hauptsächlich Kosten erzeugen.
Eine Möglichkeit, diese Kosten zu reduzieren, ist die Ausgliederung. Zum Beispiel von Teilen der digitalen Infrastruktur, der vielleicht wichtigsten Geschäftsgrundlage für alle Finanzberatungsunternehmen. Eine vollständige digitale Infrastruktur ist bidirektional. Sie umfasst nicht nur den Weg zum Kunden, sondern auch den zum Produktpartner und auch wieder zurück, sprich den gesamten Beratungs-, Dokumentations- und Betreuungsprozess. Wer da nicht mitzieht, bleibt auf der Strecke. Erste Versicherer zahlen bereits geringere Courtagen, wenn eine Maklerfirma das Geschäft nicht durchgängig online abwickeln kann.
In einem Markt mit sinkenden Margen und steigender Regulierung ist es elementar, die optimalen digitalen Rahmenbedingungen zu schaffen, um effizient agieren zu können. Neben dem automatisierten Datentransfer zum und vom Produktpartner bzw. Kunden zählt für Maklerfirmen auch, schnell und ohne großen Aufwand alle Kundendaten im Zugriff zu haben. Hierfür ist wiederum ein leistungsfähiges, auf die Bedürfnisse von Finanzberatern zugeschnittenes Maklerverwaltungsprogramm (MVP) erforderlich.
Gerade kleinere und mittelständische Finanzberatungsunternehmen können die erhöhten Digitalisierungsaufwendungen oft nicht alleine stemmen. Sie werden zumindest einen Teil ihrer Verwaltungstätigkeiten an spezialisierte Servicedienstleister auslagern müssen. Die Auslagerung kann so weit gehen, dass sämtliche Backoffice-Tätigkeiten virtuell erledigt werden: von der automatischen Erfassung von Daten und Dokumenten über die Finanzanalyse und die Produktprüfung bis hin zur E-Signatur und Vertragsverwaltung – alles vollautomatisiert und digitalisiert über verschiedene MVP-Schnittstellen mit dem eigenen System und BiPRO-Schnittstellen mit den Produktanbietern – und das auch noch alles DSGVO-konform.
Ist das Ganze mehr wert als die Summe seiner Einzelteile?
Natürlich sind für derlei Dienstleistungen Kosten in Form von Gebühren aufzuwenden. Outsourcing rechnet sich nur dann, wenn in der gewonnenen Zeit mehr Erlöse und anderweitig Kosteneinsparungen erzielt werden können, als die externe Dienstleistung kostet. Für einen Einzelmakler rechnen sich vielleicht nur wenige einzelne Module. Aber Maklerfirmen ab einer Größe von 3 Mio. Euro Jahresumsatz oder 15 Finanzberatern sollten sich schon überlegen, ob sie ein funktionierendes Gesamtpaket nutzen oder nur gezielt einzelne Geschäftsbereiche abdecken wollen. Oder einfacher ausgedrückt: Ist das Ganze mehr wert als die Summe seiner Einzelteile?
So entfaltet das eine Verwaltungsmodul seine ganze Wirkung oft erst im Zusammenspiel mit anderen Modulen. Beispiel: Mittels einer Contract-Management-Plattform kann die Maklerfirma notwendige Daten aus Dokumenten oder Verträgen bei Kunden abholen und automatisiert in das MVP einspeisen. Damit ist schon viel Zeit gewonnen. Wenn nun aber eine zweite mit dem Programm verknüpfte Software solche Dokumente wie Personalausweis oder Beitragsrechnungen als Scan automatisch ausliest und digitalisiert, kann keine Information verloren gehen. Wieder ist Zeit gewonnen, weil die manuelle Erfassung entfällt und keine Fehlerkontrolle oder Nachrecherche mehr nötig sind.
Ein Computer ist kaum sicherer als ein Aktenschrank
Dieses kleine Beispiel zeigt, was im Großen noch möglich wäre: eine komplett digitalisierte Beratungsstrecke inklusive Kundenverwaltung. Und dies alles rechtssicher und DSGVO-konform, und sogar die Finanzanalyse wird den Anforderungen der DIN-Norm 77230 gerecht. Nur: Was passiert, wenn die Daten durch einen Unfall oder eine Cyberattacke verloren gehen?
Knapp ein Drittel der Berater verwendet keinen (!) Virenschutz. Eine ernst zu nehmende, regelmäßige Backupstrategie haben nur rund 40%. Weniger als 10% der Berater benutzen eine hochwertige Festplattenverschlüsselung. Und alle drei Maßnahmen zusammen führen nur noch 2% der Berater durch. Ein abschließbarer Aktenschrank ist da fast sicherer.
Deshalb bieten Servicedienstleister an, das gesamte Backoffice quasi in ein virtuelles Office in einer gesicherten Cloud zu verlegen. Dort finden sich auch alle notwendigen Vergleichs- oder Steuerrechner oder die Standard-Software MS Office, sodass die Mitarbeitenden noch nicht einmal ihre Gewohnheiten ändern müssen.
Mit Paketlösungen Zeit fürs Neugeschäft gewinnen
Für Maklerfirmen bedeutet dies eine ungeheure Kostenersparnis bei den Anschaffungen sowohl der Hard- als auch der notwendigen Software. Und: Ein virtuelles Office als Paketlösung ist die Alternative zu lauter kleinen Insellösungen, die womöglich untereinander inkompatibel sind, bei denen laufend Updates zu neuen technischen Problemen im Zusammenspiel mit anderen Softwareeinheiten führen und die verschiedene Brüche im Beratungsprozess vom ersten Beratungstermin bis hin zur Vertragsverwaltung beinhalten. Wie viel Zeit ließe sich demgegenüber mit einer Paketlösung einsparen? Zeit, die doch eigentlich im Neugeschäft und zur Bestandspflege viel besser genutzt werden kann.
Und selbst im Neugeschäft lässt sich durch Outsourcing Zeit einsparen. So bindet die Organisation von Kundenveranstaltungen regelmäßig etliche Kapazitäten, ganz gleich ob in Präsenz- oder Online-Präsentationen. Optisch soll alles ansprechend wirken, Dateien müssen eingespielt und Pannen vermieden werden und bestmöglich sollte am Ende noch eine aufschlussreiche Auswertung stehen.
Hand aufs Herz: Wer hat sich da nicht schon mal am Ende gefragt: Und hat sich der ganze Aufwand, der ganze Stress nun wirklich gelohnt? Mit einer professionellen Begleitung bestimmt.
Diesen Artikel lesen Sie auch in AssCompact 03/2022, S. 96 f., und in unserem ePaper.
Bild: © peshkov – stock.adobe.com
Jörg Röckinghausen 
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