Für viele Selbstständige bedeutet der erste eigen Angestellte einen besonderen Meilenstein. Das Unternehmen floriert, zumal die Arbeit allein nicht mehr zu stemmen ist. Doch worauf sollten Selbstständige bei der Einstellung des neuen Mitarbeiters achten und wie wirkt sich dies auf den Versicherungsbedarf des Unternehmens aus? Was es für Unternehmer als neue Arbeitgeber zu wissen gilt, erläutert Volker Helmhagen, Experte der NÜRNBERGER Versicherung.
Informationen einholen
Im Hinblick auf die Formalitäten ist es ratsam, dem Mitarbeiter schon bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags einen Personalfragebogen mitzugeben. „Mithilfe dieses Formulars fragen Unternehmen die nötigen Informationen, etwa die Sozialversicherungsnummer und die Steueridentifikationsnummer, ab“, so Volker Helmhagen. Bei Beschäftigungsbeginn sind die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und der Sozialversicherungsausweis vom Arbeitnehmer mitzubringen sowie eine Urlaubsbescheinigung unde eine Kündigungsbestätigung des vorherigen Arbeitgebers. Mitarbeiter aus dem Ausland brauchen außerdem eine Arbeitserlaubnis benötigt. Je nach Tätigkeitsbereich können weitere Belege erforderlich sein, etwa die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz.
Meldepflichten beachten
Sobald der erste Mitarbeiter eingestellt ist, meldet der Arbeitgeber sein Unternehmen bei der Bundesagentur für Arbeit an. „Diese vergibt eine Betriebsnummer, mit der er anschließend die Anmeldung des Mitarbeiters bei der Sozialversicherung vornehmen kann“, erklärt Helmhagen. Der Arbeitgeber informiert die Krankenkasse des Angestellten über die Beschäftigung. Die Krankenkasse wiederum setzt die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Rentenversicherung und die Pflegekassen davon in Kenntnis. In bestimmten Branchen, zum Beispiel im Bau-, Transport- oder Gaststättengewerbe, besteht eine Pflicht zur sofortigen Meldung, also spätestens zum ersten Arbeitstag. Ansonsten gilt eine Frist von sechs Wochen. Zudem muss der Unternehmer seinen neuen Beschäftigten für die Lohnsteuer und die gesetzliche Unfallversicherung anmelden. „Wer die gesetzlichen Meldepflichten nicht beachtet, muss mit hohen Bußgeldern rechnen“, betont der Experte. Im Bauhauptgewerbe und bei weiteren Berufen wie dem Maler- und Lackiererhandwerk ist außerdem eine Anmeldung bei der jeweiligen Urlaubs- und Lohnausgleichskasse erforderlich.
Fürsorgepflicht erfüllen
Im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht gegenüber ihren Angestellten müssen Arbeitgeber darauf achten, dass das gesundheitliche Wohl nicht gefährdet wird. So gilt es die Arbeitsstättenverordnung einzuhalten, die beispielsweise Vorgaben zu Temperatur und Beleuchtung am Arbeitsplatz enthält. Zu den Arbeitgeberpflichten zählt darüber hinaus die Unterweisung des Beschäftigten in den Bereichen Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit, wie im Arbeitsschutzgesetz § 12 Abs. 1 vorgeschrieben. Bei der Erstunterweisung klärt der Arbeitgeber über allgemeine Sicherheitsvorschriften und Notfallmaßnahmen wie Erste Hilfe auf. Je nach Tätigkeit und Arbeitsumfeld muss eine Unterrichtung über arbeitsplatzspezifische Schutzmaßnahmen erfolgen – etwa bei der Bedienung von Maschinen.
Versicherungsschutz auf den Prüfstand stellen
Um auf der sicheren Seite zu seine, empfiehlt sich für Unternehmer, ihr Versicherungsportfolio bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters zu überprüfen. „Denn bei einigen Verträgen wirkt sich die Anzahl der Mitarbeiter auf Versicherungsumfang und Beitragshöhe aus“, unterstreicht Helmhagen. Unverzichtbar ist eine Betriebshaftpflichtversicherung, die Unternehmer und ihre Beschäftigten vor hohen Schadenersatzansprüchen schützt. Nicht fehlen sollte außerdem eine umfassende Absicherung des Betriebsinventars. Speziell für Kleinstbetriebe bietet beispielsweise die NÜRNBERGER Versicherung eine Betriebshaftpflichtversicherung und Geschäftsinhaltsversicherung in einem Vertrag kombiniert. Optional lässt sich diese Police noch um die Bausteine Klein-Ertragsausfall, Naturgefahren, Glas, Umweltschäden am eigenen Boden und Privathaftpflicht erweitern.
Für Dienstleistungsunternehmen mit beratenden Tätigkeiten empfiehlt sich generell der Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflicht. Eine solche Police deckt Vermögensschäden ab, die aufgrund von Fehlern wie zum Beispiel beim Beraten, Verwalten, Begutachten, Prüfen oder Vermitteln entstehen. (tk)
Bild: © Андрей Яланский – stock.adobe.com
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