Verträge und Bedingungswerke erfolgreich digitalisieren

Von Matti Bargfried, CODie software products e.K. und Andreas Grimm, Resultate Institut

Die Vertrags- und Bestandsdigitalisierung hat viele Vorteile. Sie ermöglicht Auswertungen für Unternehmenscontrolling, Strukturanalysen für Kaufinteressenten, Konformität mit dem Datenschutz und Marketing- und Vertriebskampagnen.

Stand der Digitalisierung

„State of the Art“ ist es, die Vertrags- und Kundendaten in ein Bestandsverwaltungssystem zu überführen. Knackpunkt ist die Hürde etwaige Papierverträge, Windows-Ordnerstrukturen und Excellisten ohne viel manuelle Arbeit in die Software zu übernehmen. Nach unseren Schätzungen arbeiten noch fast 17% der Versicherungsmakler ausschließlich damit.

Zu der Gruppe kommen noch Makler, die ihren Kundenbestand über verschiedene Pool-Software oder Versicherer-Programme zersplittern. Sie können gleichfalls keine Auswertungen über ihren Bestand fahren. Grund: Es fehlt ein zentrales System in dem alle Fäden zusammenlaufen. Andere Maklerunternehmen nutzen zwar ein Maklerverwaltungsprogramm (MVP), führen es jedoch nicht detailliert und müssten vor einer umfassenden Auswertung Papierverträge und Maklervollmachten erst digitalisieren.

Einige der benötigten Daten je Kunde:

Kundendetails (Personendaten, Adresse, Bankverbindung, Haushalt etc.)
Verträge, auch Fremd- und Altverträge
Erstinformation
Beratungsdokumentation
Datenschutzerklärung
Maklervollmacht
Produkte/Tarife
Vermittler

Hinweise und Vorgehen für die erfolgreiche Bestandsdigitalisierung

Demnach gibt es drei Ausgangslagen vor der erfolgreichen Bestandsdigitalisierung: Es wird noch gar keine Software verwendet, es wird der Bestand digital geführt, aber in nicht geeigneten Systemen (Microsoft Excel) oder es existieren schon geeignete Systeme, sie werden aber nicht ausgereizt.

Für alle drei Gruppen sind einige Details bei der Digitalisierung von Dokumenten zu beachten. So werden zum Beispiel Maklervollmachten aus verschiedenen Jahren und damit auch in verschiedenen Versionen existieren. Für eine Rechtssicherheit und das Controlling ist es wichtig, die aktuelle Version eines jeden Kunden zu kennen. Selbiges gilt für die Datenschutzerklärung und die Erstinformation sowie die Beratungsdokumentation. Diese Punkte ermöglichen dem Makler unter Wahrung der Datenschutzbestimmungen seinen Bestand zu bewerten, zu übergeben sowie Transparenz über seine Situation zu erhalten.

Welches Vorgehen bei analogen Kundenakten?

Zum kostensparenden Digitalisieren stehen Maklern mit vielen analogen Kundenakten verschiedene Wege offen:

Anfordern der GDV-Datensätze bei Versicherern
Nutzung von Dokumentenanalysesoftware mit künstlicher Intelligenz (KI)

Versicherer sind verpflichtet auf Anfrage die GDV-Daten an den Makler herauszugeben. Dieser Datensatz kann in jedes MVP Programm eingespielt werden. Zu beachten ist, dass einige Gesellschaften den Standard großzügig auslegen. MVPs bieten daher eine Matching-Funktion für die Zuordnung der Tabellenspalten.

Einen alternativen Weg bietet die künstliche Intelligenz der PDF-Box von Mr-Money. Papierdokumente, die per Smartphone-App oder herkömmlichen Scanner als PDF erfasst werden, können analysiert und automatisch im MVP angelegt werden. Die KI erfasst nicht nur die Policennummer und die Art des Dokumentes (etwa Mahnung, Fragebogen oder Kündigung) sondern auch Kundendetails. Durch diese Kombination können Dokumente vollautomatisch hinterlegt und Kunden im MVP erzeugt werden.

Vorgehen bei Kundendaten in Microsoft Excel oder Ordnerstrukturen

Für heutige Bestandssysteme stellen Microsoft-Excel-Konstrukte kein Problem dar. MVPs, wie das von CODie, bieten die Möglichkeit Tabellenspalten den Programmfeldern zuzuordnen. Sollte man Informationen über Ordner aufgeteilt haben, lohnt es sich, eine übergreifende Microsoft-Excel-Tabelle zu schaffen und anschließend die Ordnerinhalte (Dokumente, Bilder) in das System zu importieren.

Vorgehen bei vorhandenem Maklerverwaltungsprogramm

Wird eine Versicherungsmaklersoftware schon genutzt, dann geht es vorwiegend um das Nachpflegen von Informationen. Die Datendichte sollte so vorbereitet werden, dass ohne Probleme ausführliche Kundenreports erstellt werden können.

Fazit

Bevor mit der Digitalisierung begonnen wird, lohnt es sich zu ermitteln welche Daten benötigt werden. Eine Priorisierung lohnt dabei schon aus Kostengründen. Ist das Ziel der Bestandsverkauf, steht Kundenauswertung und Rechtssicherheit im Vordergrund, ansonsten sollte Wert auf vertriebsrelevante Daten gelegt werden. Diese Grundlage ermöglicht die Auswahl einer Digitalisierungslösung, wozu die Auswahl eines MVP zählen kann. Bevor eine Kaufentscheidung getroffen wird, lohnt es mit ausgewählten Daten das Vorgehen und die Lösung zu testen.

Lesen Sie auch: 2. Teil – Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen im Maklerbüro

1. Teil – Digitalisierung als Schlüssel zu höheren Unternehmenswerten