Herr Schneider, wie funktioniert ein digitales Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch funktioniert je nach Anbieter unterschiedlich. Von kostenlosen Apps ohne Hardware bis hin zur fest installierten Telematik-Box sind verschiedene Lösungen auf dem Markt vertreten. Vimcar arbeitet mit einem kleinen Fahrtenbuchstecker, der in die OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs eingesteckt wird. Die Kunden können den Stecker selbst einstecken und schon zeichnet er automatisch alle Fahrten, die mit dem Firmenwagen getätigt werden, auf. Eine integrierte SIM-Karte sorgt dafür, dass das Fahrtenbuch lückenlos bleibt, auch wenn das Handy einmal zuhause vergessen wird. Nachträglich müssen die Fahrten in wenigen Schritten vom Nutzer in der zugehörigen App als Privat- oder Betriebsfahrt und Arbeitsweg oder eine Mischform der drei Formen kategorisiert werden.
Welche (digitalen) Voraussetzungen braucht man?
Um den Fahrtenbuchstecker von Vimcar nutzen zu können, braucht es nicht viel. Es muss eine OBD-2-Schnittstelle am Fahrzeug verfügbar sein. Bei Fahrzeugen mit Ottomotoren ist diese Schnittstelle ab dem Baujahr 2001 und bei Dieselmotoren ab dem Baujahr 2004 vorhanden. Die Verwaltung der Fahrten erfolgt über eine Smartphone-App oder aber als Desktop-Anwendung im Browser.
Warum ist ein digitales Fahrtenbuch gerade für kleine und mittlere Unternehmen interessant?
Hinter Personal und Gebäude nimmt der Fuhrpark in den meisten kleinen und mittelgroßen Unternehmen den Platz als drittgrößter Kostenfaktor ein. Neben diesen Kosten geht der Fuhrpark für viele KMU mit hohem administrativem Aufwand einher. Das beginnt oft schon mit der Versteuerung der Firmenfahrzeuge.
Wie kann man mit dem digitalen Fahrtenbuch Steuern sparen?
Das Führen eines Fahrtenbuches lohnt sich besonders dann, wenn ein Firmenwagen zum Großteil oder ausschließlich betrieblich genutzt wird. Ein Firmenwagen, der auch privat genutzt wird, gilt gegenüber den Finanzbehörden als geldwerter Vorteil. Das heißt, dass das Fahrzeug wie ein zusätzlicher Lohn zu versteuern ist. Die 1%-Methode ist bei der Berechnung der Steuerlast allerdings nicht so genau wie ein Fahrtenbuch, bei dem nur der tatsächliche Privatanteil versteuert wird. Fällt dieser gering aus, sinkt auch die Steuerlast. Das Verhältnis von Privat- und Betriebsfahrten spielt eine größere Rolle als eine übergeordnete Kilometerzahl pro Monat. Verfügt ein KMU beispielsweise über Poolfahrzeuge, die ausschließlich betrieblich genutzt werden dürfen, dann muss trotzdem nachgewiesen werden, dass keine Privatfahrten getätigt werden. Ein digitales Fahrtenbuch vereinfacht somit administrativen Aufwand und spart aktiv Steuern.
Die Anzahl der Firmenfahrzeuge ist nicht ausschlaggebend. Schon bei einem Fahrzeug kann mit dem digitalen Fahrtenbuch gespart werden. Ab fünf Fahrzeugen bietet Vimcar den Flottenmanager, Vimcar Fleet, an, der den KMU mit zusätzlichen Funktionen wie Statistiken, Standortbestimmung, Kosten- und Vertragsübersichten das Leben erleichtert.
Wie sicher sind die im Fahrtenbuch gespeicherten Daten?
Bei einem digitalen Fahrtenbuch wird eine große Datenmenge gesammelt, aus diesem Grund ist der vertrauensvolle Umgang mit diesen Daten besonders wichtig. Für Vimcar hat der Datenschutz seiner Kunden oberste Priorität. Wichtig ist Vimcar vor allem ein entsprechendes Identitätsmanagement, das so gut gegen Zugriffe von außen schützt wie möglich. Im Gegensatz zu vielen anderen OBD-Lösungen ist die Kommunikation mit dem Vimcar-Stecker nur über das Mobilfunknetz und die eingebaute SIM-Karte möglich. Oftmals schwächer oder gar nicht geschützte Funkstandards wie Bluetooth kommen bei Vimcar grundsätzlich nicht zu Einsatz. Zudem werden alle Daten aus dem Fahrtenbuchstecker mit der bewährten SSL-Methode verschlüsselt. Diese Kombination von SSL und SIM-Karte kennt man als Security-Kombination zum Beispiel auch aus dem Mobile Banking.
Die für das Fahrtenbuch relevanten Daten werden über regelmäßige und nach hohen Standards verschlüsselte Back-ups gespeichert. Dabei wird sich auf das notwendige Minimum beschränkt, das für ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch ausreicht. (tos)
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